Doodle: Ein praktisches Online-Werkzeug zur Koordinierung von Terminen
Kennen Sie das Problem? Sie senden Terminvorschläge an ihre Arbeits- bzw. Projektgruppe. Wenn Sie Glück haben, dann bekommen sie von der Mehrheit der Gruppe recht schnell Antworten. Abgesehen davon, dass Sie mit Mails überhäuft werden, bleibt es häufig undurchsichtig, welcher der nun vorgeschlagenen Termine der Beste wäre. Die einen können bei ersten Terminvorschlag nicht, der dritte ist zwar machbar, am Besten wäre aber der zweite. Bei anderen ist es gerade umgekehrt. Diese und andere Probleme können Sie mit dem kostenlosen Online-Umfragewerkzeug Doodle lösen.
Doodle kann aber noch vieles mehr: Sie können das Werkzeug auch für anderen Arten von Umfragen (z.B. zur Auswahl eines Restaurants aus einer Liste, oder eines Tagungsortes, eines Logos etc.) verwenden. Das Schöne daran ist, dass die TeilnehmerInnen den Stand der Umfrage mitverfolgen können und ihre Präferenzen entsprechend abändern können. Wenn ich sehe, dass meine Terminpräferenz keine Chance hat eine Mehrheit zu gewinnen, so kann ich sie auf einen Termin abändern, der zwar nicht ganz so günstig ist für mich, wo ich aber - trotz einiger Unannehmlichkeiten – immerhin immer noch teilnehmen könnte. – Das ist aus meiner Erfahrung besonders hilfreich bei den häufig emotional geführten Logo-Diskussionen, die nicht selten zu Pattstellungen führen und gleich zu Beginn von Projekten unnötige Energien verschwenden 😉
Mit Doodle können Sie als Administrator (die Person, die die Umfrage begonnen hat) auch die Geschichte des Verlaufs der Entscheidung verfolgen. Wenn Sie die admin-URL auch den anderen TeilnehmerInnen einer gleichberechtigten Arbeitsgruppe zur Verfügung stellen, so kann dies jeder tun. Das Ergebnis lässt sich fein säuberlich als Excel-Datei herunter laden und ist gleichzeitig eine Dokumentation der Entscheidung: Wer hat für was gestimmt.
Ein Vorteil ist nicht nur die Übersichtlichkeit des Ergebnisse auch während des Auswahlprozesses sondern auch die Vermeidung von Mails. Zwar ist es vorstellbar, dass jemand die Hauptverantwortung der Terminkoordination übernimmt. Das bedeutet, dass jeder seine möglichen Termine nur an diese eine Person sendet. Meistens werden aber diese Mails immer an die ganze beteiligte Gruppe gesendet. Doodle verhindert den unangenehmen Push-Charakter der Umfrage (Weil die Mails zu einem Zeitpunkt kommen, den ich nicht bestimmten kann, bin ich mit dieser Terminabfrage zu Zeitpunkten beschäftigt, die ich nicht selbst steuern kann.) und wandelt ihn in einem Pull-Prozess um (d.h. ich wähle selbst den Zeitpunkt, wann ich mich mit diesem Problem beschäftigen will, indem ich auf die Umfrage URL gehe und meinen Eintrag mache, bzw. nachschaue, wie der aktuelle Stand aussieht.)
Ich habe diesen Hinweis im Rahmen des GMW-Vorstandes – als wir im Nachklang der Tagung in Hamburg einen gemeinsamen Termin suchten - kennen gelernt. Ursprünglich wollte ich den Hinweis zu diesem Werkzeug auf unsere Plattform des Departments bildungstechnologie.net stellten. Peinlich: Dort gab es bereits dazu einen Artikel zu Doodle! Man (ich!) sollte die eigenen Webauftritte ständig und regelmäßig mitverfolgen.... (Dieser Beitrag ist aber keine Doppelung, sondern eine inhaltliche Ergänzung mit anders gelagerten Überlegungen zu Doodle.)