9 Kompetenzen der Arbeitsorganisation

Review des Buches von Julie Morgenstern: Never check E-Mail in the morning

Im Zusammenhang meiner laufenden Recherchen für wissenschaftlich.arbeiten.buch bin ich bei der thematischen Beschäftigung zu Personal Information Management (PIM) auf das Buch von Julie Morgenstern Never check E-Mail in the Morning gestoßen. Sicherlich war auch der Titel für mich meine Kaufentscheidung wichtig – suche ich doch schon seit Monaten nach Ideen, wie sich die Flut von E-Mails beherrschen lässt.

Das Buch selbst hat außer einigen eingestreuten Bemerkungen kaum etwas mit Neuen Technologien zu tun. Insofern war das Buch für mich eine Enttäuschung. Andererseits habe ich jedoch überraschenderweise und in ganz unerhofften Ausmaß von diesem Buch profitiert. Inzwischen bin ich fast schon zu einem Werbeträger für dieses Buch geworden –sog. Virales Marketing :-), da ich es in meinem Bekanntenkreis bereits mit recht großem Erfolg beworben habe.

Is it me … or is it them?

Der wesentliche Grund, warum mir dieses Buch so gut gefallen hat, liegt in seiner pädagogisch-didaktischen Konzeption. Julie Morgenstern geht davon aus, dass professionelles Organisieren ein Set von 9 Kompetenzen umfasst. Sie spricht also von Kompetenzen – und nicht etwa von Tricks, die angewendet werden müssen oder von einigen organisatorischen Maßnahmen, die es umzusetzen gilt.

Das Faszinierende für mich an diesem Buch für mich war es, dass diese Kompetenzen überzeugend mit einer Reihe (insgesamt 34!) unmittelbaren, dh im stressigen Alltag anwendbaren Strategien schrittweise umgesetzt werden können, die alle insgesamt auf eine persönliche Verhaltensänderung abzielen. Das Buch bietet eine Fülle von strategischen Ideen wie man/frau trotz ständiger Unterbrechungen im Arbeitsalltag die gestellten Aufgaben zielgerichtet und effizient erfüllen kann.

Im Mittelpunkt steht dabei häufig die Frage, ob es gilt sich gegen äußere Störungen und Bedingungen zu erwehren bzw. diese Rahmenbedingungen zu gestalten sind ("Is it them?") oder ob es darum geht, dass die eigene Arbeitsweise geändert werden muss ("Is it me?"). Mit vielen Beispielen aus ihrer Praxis als persönlicher Coach werden praktische Probleme anschaulich dargestellt, nach dem Motto "Is it me opr is it them" analysiert und Lösungsstrategien präsentiert.

9 Kompetenzen aneignen

Die im Buch beschriebenen und sich anzueignenden 9 Kompetenzen sind:

1. Work/Life Balance

Entwickle ein ausgewogenes Verhältnis von Berufs- und Privatleben, das eine gute Vereinbarkeit von Familie und Karriere ermöglicht (engl.: Work/Life Balance).

Dieses erste Kapitel war für mich ein Eye Opener: Eindringlich und überzeugend wird argumentiert, dass gerade dann, wenn der Stress am größten ist, Berge von Arbeit mit unaufschiebbaren Deadlines warten, eine ausgeglichene Work/Life Balance entscheidend ist. Nicht nur um wieder Kräfte zu gewinnen sondern damit die zu leistende Arbeit mit einer gewissen Leichtigkeit des Seins effizient, fehlerfrei und nachhaltig erledigt werden kann.

Es werden einfache Übungen vorgestellt, wie der eigene Widerstand gegen diese scheinbar kontra-intuitive Verhalten "ausgetrickst" werden kann. Bereits kleine "Einspengsel" von PEP-Strategien – Physical health, Escape (wie z.B. Lesen, Fernsehen, Kurzurlaube) und People ("Socialising") haben große Wirkungen auf die allgemeine physische und psychische Verfassung.

Im letzten Kapitel greift Julie Morgenstern diese für sie zentrale Kompetenz nochmals auf und schlägt vor: Immer wenn Du verzweifelst bist, das Gefühl hast, dass Du Deine Arbeitssituation nicht mehr im Griff hast, dann wende Dich in erster Linie wieder Deiner Work/Life Balance zu. Das ist der zentrale Hebel, wo Du die Kraft und den Überblick gewinnst, auch wieder die anderen Kompetenzen zu verbessern bzw. ins Lot zu bringen.

2. Unternehmensgeist entwickeln

Entwickle einen unternehmerischen Geist, dh sieh Dich nicht bloß als Opfer sondern als mitverantwortlich für Situation. Gestalte Deine Umgebungsbedingungen und bewusst (mit).

Als "Unternehmen" ist hier gemeint der Auf- und Ausbau der eigenen Karriere. Der erste Schritt für die Entwicklung der Entrepreneur-Kompetenz ist es, sich klar zu werden, warum man/frau diesen Job ausübt. Es geht darum, sich diesen Grund zu vergegenwärtigen; er muss nicht gegenüber andere gerechtfertigt werden. Geht es um soziale Beziehungen, Autonomie, fachliche Herausforderung, sinnvolle Arbeit, Leitungstätigkeit, hoher Gehalt, kreative Tätigkeit, angenehme Arbeitszeiten/Freizeitmuster, Anerkennung …?

Bei dieser Kompetenz soll ein Selbstwertgefühl entwickelt werden, das verhindert, dass man sich immer bloß als Opfer in einer deprimierenden Abhängigkeit sieht ("Ich muss leider diesen Job ausüben, mir bleibt keine andere Wahl"), sondern sich zu einer bewussten Wahl zu bekennen ("Ich mache diesen Job, weil…"). Im Mittelpunkt steht die Entwicklung der eigenen Karriere, die Kultivierung und der Ausbau des eigenen Werts (Selbstwert), die Förderung des eigenen Reifeprozesses. Unter dieser Prämisse werden selbst unangenehme Arbeitssituationen nicht nur bloß passiv erduldet, sondern können als Mosaikstein bzw. Herausforderung des eigenen Wachstumsprozesses interpretiert werden. Im Zentrum dieser Kompetenz steht der Aufbau einer persönlichen Vision aus deren Sicht die augenblickliche Situation untersucht wird.

Natürlich kann sich eine Arbeitssituation auch so gravierend verschlechtern oder auf eine Fehlentscheidung beruhen, dass es besser ist, sich einen anderen Job zu suchen. Auch für diese Strategie gibt Morgenstein Tipps, macht aber deutlich, dass es häufig vorher noch ganz anderen Möglichkeiten gibt, wie zB. die eigenen Stärken ausbauen, sich um ein anderes Tätigkeitsprofil bemühen, eigene Ideen einbringen bzw. scheinbar sinnlose Arbeitsaufträge zu hinterfragen um die eigenen Vorstellungen mit der Firmenvision abgleichen zu können.

3. Die wichtigsten Aufgaben auswählen

Lerne aus der Fülle von Aufgaben die wichtigsten Aufgaben auszuwählen.

Häufig ist durch die schiere Arbeitsmenge es praktisch unmöglich, immer alle Arbeiten vollständig zu erledigen. Dann ist es entscheidend, sich den wichtigsten Aufgaben vorrangig zuzuwenden. Dies gilt auch dann, wenn es sich um schwierige bzw. zeitaufwendige Aufgaben handelt und eine Reihe kleinerer bzw. leichterer Aufgaben schneller erledigt werden können. Letzteres würde nur zu kurzsichtigen und letztlich falschen Erfolgserlebnissen führen. Es gilt immer und überall: Wichtig vor schnell!

Für Julie Morgenstern ist nicht nur das Wichtigste sondern letztlich sogar einzige Kriterium das die Wichtigkeit einer Aufgabe bestimmt, die Nähe zum Firmenerlös ("Revenue"). Zumindest für den Bildungsbereich ist das wohl ein wenig anpassungsbedürftig und sollte vielleicht durch "Firmenziel" ersetzt werden.

Die Idee ist aber klar: Allgemeine Büroarbeiten, Dateien einordnen, Manuskripte lesen ist weniger wichtig (3 Schritte vom Firmenerlös/Firmenziel entfernt) als Offerte schreiben, an Public Relations Meetings teilzunehmen (2 Schritte entfernt). Am Wichtigsten ist demnach der direkter Kundenkontakt, das Kundenservice und Arbeiten am Produktdesign bzw. an der Produktentwicklung (1 Schritt entfernt).

Doch häufig ist es nicht einfach, zu entscheiden, was die wichtigste Aufgabe ist. Da es eine relative Beziehung ist (wichtig, wichtiger, am wichtigsten) müssen alle (ausnahmslos alle) Aufgaben in einer einzigen Checkliste gesammelt werden. Nur dann kann eine relative Abwägung getroffen werden. Andererseits kann es zu konfligierenden Prioritäten, unvorhergesehenen Krisen, Störungen/Unterbrechungen kommen. Morgenstern schlägt zur Entscheidung die Methode der 3Qs und 4 Ds vor. Damit sind einerseits 3 Fragen (Questions) gemeint:

Wie lange braucht diese Aufgaben?
Wie hoch ist der return of investment (ROI), dh. was bringt die Erledigung der Aufgaben?
Wann ist die Deadline?

In der kombinierten Betrachtung dieser 3 Fragen lässt sich häufig eine rationale Priroritätensetzung vornehmen. Oft reicht das nicht aus, weil trotzdem viele wichtige Aufgaben nicht bis zur Deadline abgearbeitet werden können. In diesem Falle helfen dann die 4 Ds (Delete, Delay, Delegate, Diminish) =

Aufgabe streichen bzw. stornieren: Überlege, was im schlimmsten Fall passieren kann, wenn Du die Aufgabe nicht erledigst. Geht die Firma Bankrot, verlierst Du den Job? Oder ist alles nur halb so schlimme und wieder reparierbar?
Aufgabe verzögern, dh Deadline nach hinten verschieben: Hier ist nicht eine endlose Verschleppung gemeint, sondern es sollte geprüft werden (Gespräch mit MitarbeiterIn, Chef, Kunde, etc.) ob es eine Möglichkeit gibt die Erledigung der Aufgabe ohne großen Schaden aufzuschieben.
Aufgabe delegieren, dh an andere MitarbeiterInnen weiterreichen: Nicht vergessen, dass auch hier für die Übergabe (zB. Erklärung der Arbeitsaufgabe) Zeit eingeplant werden muss.
Aufgabe verkleinern, dh. aus der Aufgabe "Luft rausnehmen", sich auf die wichtigsten, aller notwendigsten Punkte beschränken

4. Zeitsouveränität entwickeln

Schaffe Dir den Zeitrahmen, der notwendig ist, um die Aufgaben abzuarbeiten.

Hier gibt Morgenstern eine Reihe von Tipps, wie Unterbrechungen vermieden werden können. Darauf baut auch der Titel des Buches auf, weil sie vorschlägtr, dass man sich eine tägliche Routine aufbaut, wo konzentriert und ungestört 1-2 Stunden gearbeitet werden kann. Für viele Leute ist dies wahrscheinlich ganz in der Früh am leichtesten realisierbar – wenn noch nicht alle am Arbeitsplatz sind, der Arbeitstag erst langsam anläuft und man selbst noch frisch und ausgerastet ist. Deshalb der Tipp diese Zeit nicht mit E-Mail Lesen zu vergeuden, sondern sich auf wichtige strategische und planerische Aufgaben zu konzentrieren.

Morgenstern rät eindringlich von Multitasking ab, weil das ständige "geistige Umrüsten" (sich auf die andere Aufgabe wieder einstellen) ineffizient ist. Das Gruppieren und Abarbeiten ähnlicher Arbeiten hintereinander ist jedoch sehr sinnvoll.

Eine Reihe von Tipps soll helfen die Störungen minimieren oder zumindest in Grenzen halten. Ein Trick gefällt mir da besonders gut: Wenn ein Mitarbeite in Dein Büro – sagen wir um 9:35 –kommt und fragt ob Du 5 Minuten Zeit hättest, es wäre etwas ganz wichtiges zu besprechen, dann antworte: "Ja, ist in Ordnung, ich habe sogar 10 Minuten Zeit", schau und weise auf die Uhr hin und setzte fort: "Also bis 9:45, dann muss ich ein wichtiges Telefonat führen."

5. Beseitige Deine Schwächen

Lerne Deine blinden Flecke kennen und bekomme Deine Schwächen in den Griff.

Hier spricht Morgenstein Perfektionismus, Aufschieben, Unterbrechungen und ineffiziente Meetings an. Für mich besonders interessant war das Kapitel zu Unterbrechungen.

Erster Schritt um diesesn Problem in den Griff zu bekommen ist eine genaue Beobachtung (Aufzeichnung) der täglichen Unterbrechungen: Wann, Wer, Wie (Mail, Telefon, persönliches Erscheinen), Grund der Unterbrechung, Länge und Bewertung (A: kritisch und dringend, B: wichtig aber nicht dringend, C: unnötig). Daraus lässt sich dann erstens feststellen, wie viel Zeit für notwendige Unterbrechungen (Typus A und B) täglich einzuplanen ist und zweitens das Muster analysieren (ungünstige Zeit, zu lange, zu kurz hintereinander, unklares Problem etc.) und Überlegungen zur Verbesserung anstellen.

Ein guter Tipp ist es, einen Zeitrahmen für alle anzukündigen, sog. "Sprechstunden" um die Unterbrechungen ein wenig kanalisieren zu können.

6. Büroorganisation

Passe Deine (Büro)Organisation den (geänderten) Anforderungen an und mache sie effizienter.

Dieses Kapitel geht auf näher auf eine effiziente Büroorganisation. Die Thematik wird aber meiner Meinung nach nur recht rudimentär behandelt, hier empfehle ich ein anderes Buch: "Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity" von David Allen, das auch als "Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag" in Deutsch erhältlich ist.

7. Delegieren

Delegieren lernen ist eine kritische Kompetenz.

Richtiges Delegieren erfordert

Zeit (für das Übertragen der Arbeitsaufgabe, für ihre Kontrolle, für die Möglichkeit auch Fehler zu machen, sich verbessern zu können)
eine Analyse der zu übertragende(n) Aufgabe(n): Die Arbeitsaufgaben müssen zusammengestellt, analysiert und klar aufgeteilt werden. Wichtig ist auch die Frage an wen die Arbeit übertragen werden soll: An Experten also an Personen, In-house oder auch extern, die die Arbeit auf Grund ihrer Erfahrung, Ausbildung etc. schneller und besser als Du können? Oder an Kollegen (Peers), die die Arbeitsaufträge aber höchstwahrscheinlich anders als Du erledigen oder an Anfänger, die Du anleiten und denen Du eventuell auch helfen musst?
Vertrauen. Delegieren ist eine Vertrauensbeziehung. Du gehst damit unvermeidlich eine Abhängigkeit ein, weil Du Dich auf andere verlassen musst. Delegieren erfordert sowohl Mut zum Loslassen als auch Sorgsamkeit beim Nachverfolgen der Aufgabe.

8. Kooperieren

Lerne gut mit anderen zusammen zu arbeiten.

Häufig herrscht eine falsche Selbsteinschätzung vor. Auch das ist eine Kompetenz die erlernt werden kann und auf 6 Verhaltensweisen aufbaut:

Verfügbarkeit: Können Dich Leute ansprechen und um Hilfe bitten? Bist Du ausreichend (zeitlich gesehen) verfügbar? Kümmerst Du Dich rasch (Rückruf, kurzfristiger Termin etc.)?
Zuverlässigkeit: Kann man sich auf Dich verlassen? Haltest Du was Du versprichst? Bist Du pünktlich?
Anpassbarkeit: Kannst Du Dich rasch auf neue Situationen einstellen? Kannst Du improvisieren? Bist Du bereit auch zusätzliche Arbeit, zusätzliches Risiko zu übernehmen?
Respekt: Gehst Du inhaltlich und zeitlich respektvoll mit Kollegen um? Sschätzt Du deren Kompetenzen, bist freundlich und stiehlst Ihnen nicht dauern die Zeit mit Deinen eigenen Problemen?
Klarheit: Wissen Deine Kollegen was Du willst/brauchst? Drückst Du Dich klar aus, damit andere wissen woran sie sind?
Fairness: Versuchst Du Win-Win Situationen herzustellen? Nimmst Du nicht nur, sondern gibst Du auch?

Zu all diesen 6 Verhaltensweisen gibt Julie Morgenstern Umsetzungsstrategien und Tipps an.

9. Betone Deine Stärken

Lerne Deine Stärken kennen und setze sie richtig ein.

Das letzte Kapitel schließt den Kreis, indem – ausgehend von der eigenen Vision – strategische Aspekte der eigenen Positionierung im Arbeitsleben beleuchtet werden und nochmals die Notwendigkeit der ausgewogenen Work/Liefebalance betont wird. Es werden vier wichtige Fragen unter dem Gesichtspunkt "Is it me or is it them?" behandelt:

Workload: Wie verhalte ich mich, wenn meine Workload einfach nicht zu schaffen ist? Wie wenn sie zu wenig herausfordern ist? Keine Perspektive für mich innerhalb der Firma hat?
Firmenkultur: Wie verhalte ich mich, wenn ich merke, dass die Firmenkultur nicht meiner eigenen Vorstellung von Arbeit und Arbeitsorganisation entspricht?
Wandel: Wie verhalte ich mich bei drohenden bzw. bereits vor sich gehenden Änderungsprozessen, die das Risiko von persönlichen Nachteilen beinhalten?
Vergütung: Wie verhalte ich mich wenn ich mit dem Gehalt oder und anderer Belohnungs- und/oder Entschädigungsmechanismen nicht zufrieden bin.

Zusammenfassung

Das Buch von Julie Morgenstern ist ein Fundgrube von nützlichen Tipps und Tricks für das Arbeitsleben. Das ist an und für sich schon ein großes Plus und sollte für eine Empfehlung ausreichen. Es sind aber zwei ganz andere Punkte warum mir dieses Buch so gut gefallen hat:

Es werden Strategien vorgestellt, wie diese Tipps und Tricks im normalen Alltagsstress auch tatsächlich umgesetzt werden können. Außerdem werden auch einige Instrumente vorgestellt, die helfen sollen, den Erfolg der Umsetzung kritisch einzuschätzen bzw. zu bewerten. Damit ist es möglich sich schrittweise zu verbessern.
Alle Tipps und Tricks werden als Bestandteile einer sich anzueignenden Kompetenz betrachtet. Das halte ich aus pädagogisch-didaktischen Gründen für äußerst wichtig. Es wird damit nicht nur signalisiert, dass sich die Kompetenzen erlernen lassen, sondern es wird auch die einfältige und kurschlüssige Vorstellung von richtig/falsch überwunden. Eine Kompetenz kann gut, besser und noch besser angeeignet werden. Eine binäre Beurteilung von richtig oder falsch ist in solchen komplexen Dingen, die sich graduell entwickeln, meist nicht angebracht.